Phase d’inspiration : partage des pratiques en session avec un focus sur le prototypage.

Frédéric d’Incau nous avait demandé quelques jours avant notre rencontre d’apporter un outil que nous aimons utiliser lors de nos préparations ou sessions de travail collaboratif… Ce matin, nous restituons nos « fétiches » sur panneaux Plume (1) et sommes invités à nous exprimer en quelques minutes sur des Stattys Notes (2) sur le thème « qu’est-ce qu’un Prototype ? Et au fait, à quoi sert le prototypage rapide ?

Frédéric, designer de son métier, partage avec générosité les coulisses de ses sessions participatives, de la préparation aux séquences de prototypage, des modalités aux outils, avec une récursivité maximale.

Selon lui, une démarche collaborative fonctionnera bien si elle se déroule dans un environnement adapté avec les bonnes modalités et les bons outils. Autrement dit, savoir créer les conditions idéales pour engager les participants dans le process de prototypage, ça se travaille… et dans les moindres détails ! Frédéric est un « ultra » de la préparation, un orfèvre qui élabore soigneusement les outils les plus audacieux ou les plus ingénieux au service de ses sessions et se réinvente en permanence. Véritable leçon (en toute humilité) et invitation à faire sans cesse acte de création et re-(ré-)création.

Du plus simple au plus élaboré, les conseils et les exemples en situation du pro pour accompagner la préparation des sessions et les séquences de prototypage:

• Apporter un soin aux fournitures classiques de base pour donner envie
• Organiser des ateliers de collecte d’infos pour fédérer autour d’un projet
• Choisir les bons « lieux ressources » pour les ateliers de codesign (des espaces vivants, accessibles, auto-porteurs…)
• Quelle que soit la démarche des sessions, faire expérimenter par les sponsors avant
• S’offrir un ancrage visuel collectif : murs de publications qui permettent à un groupe de structurer leur restitution dès l’amont, conférences de rédaction (assorties d’une formalisation en temps réel avec des graphistes)
• Rendre les réflexions concrètes et manipulables en s’offrant des outils accessibles pour élever le niveau visuel global : fabrication de carnets personnalisés grâce aux fameuses pinces à clip de serrage, accessoires de traçage ou autres normographes pour dessiner des graphiques et des process, simplification graphique (utilisation de playmobiles sans tête…)
• Multiplier les jeux, avec par exemple le jeu de cartes pour faciliter l’interaction.
• Documenter et archiver les contenus produits (photos, doc par affichage…)
• Pas de session sans un document de cadrage à présenter au client pour visualiser le dispositif. Quelle que soit sa forme in fine (que ce soit avec des post-it ou dans un tableau Excel ou autres service type http://storiesonboard.com/, éventuellement selon le principe du Cycle en V), il est essentiel pour partager le parcours proposé au client  et contient quoiqu’il arrive les éléments suivants : le contexte, les objectifs, les participants impliqués, les thèmes abordés, les outils mis à disposition, le timing des prochaines étapes, le budget.

L’une des Flight Case OutDaBox

• Sélectionner les bons outils pour réfléchir et prototyper… du plus pratique au plus sophistiqué :
  • Les trépieds de chez Décathlon… une chaise en plus mais qui n’est pas encombrante
  • Les Stattys Notes M…
  • Les papiers de couleurs… et les marqueurs blancs
  • Les pics à cocktail, les perforeuses d’angles pour réaliser de jolies cartes….
  • Les « panneaux Plume » sur lesquels nous devisons collectivement lors de nos séquences de problématisation et autres tentatives de résolution des-dits problèmes. Ceux-ci ont été codesignés par Frédéric et 3 autres comparses de Codesign-it
  • Le must absolu : les boites de prétotypage de Codesign-it. Nous découvrons ce matin les Flight Cases « OutDaBox », spécialement co-conçues par Frédéric et d’autres membres du collectif pour prototyper partout, en grand nombre et sous toutes les formes. Avec également un format plus mobile appelé « Yugami ». Il en existe en tout 7 versions (2D, 3D, Systèmes, Espaces, Apps, Vidéo, IOT/IA/Robotique … ).

Mais où va-t’il chercher tout ça ?

Ses lieux d’inspirations sont partout : les boîtes de jeux, les salons professionnels, les écoles d’architecture (maquettes…), les cours publics, le pavillon de l’Arsenal (maquettes et dataviz) … les yeux grands ouverts !

Pour mettre tout le monde d’accord, un petit coup d’œil à la facilitation graphique de l’intervention de Frédéric réalisée par Evy Raelison en séance. Tout y est…

La séquence d’inspiration a duré plus longtemps que prévu et nous n’avons pas vu le temps passer… séquence suivante, à nous la problématisation par groupes de cinq. Nous isolons et partageons les grands thèmes qui s’imposent à nous sur les problématiques autour du design de session et du prototypage : lever les freins à l’engagement des participants, parvenir à crédibiliser l’intégration d’un module de prototypage dans une session, expliquer la démarche…
Frédéric nous invite à faire un rapide prototype de nos tentatives de résolution.

Récursivité oblige, nous accueillons tous cette nouvelle consigne à des degrés divers d’implication ou de perplexité voire de vertige… ça veut dire quoi prototyper finalement ? Comment ça travaille ? Qu’est-ce qui se joue dans ce moment collectif ?

Chaque groupe choisit sa box, tourne autour, se familiarise avec les matériaux qui vont servir à construire le proto, on lance des idées de formes, de fond et peu à peu, l’un se saisit d’un carton de couleur, l’autre attrape un cube, un autre une paire de ciseau et du fil… et les mains prennent le relais et commencent à penser ensemble.

Résultat :

Les groupes présentent leurs protos, « ces objets intermédiaires de conception »

Petite galerie des protos capturés en image :

« Vis ma vie de proto »

Le prisme d’une session collaborative

outil d’analyse des outils pour animer une séquence de prototypage

Lever les freins au prototypage grâce au … cercle de concrétisation

Laure Villemaine raconte son histoire comme on raconte une bande dessinée d’aventure. Sa destinée n’était pas de devenir facilitatrice graphique, mais géographe. Sa passion des cartes, la fascination pour une émission de télévision devenue culte à ses yeux (“le dessous des cartes” de Jean-Christophe Victor) et enfin de nombreuses rencontres et circonstances particulières l’ont amené à découvrir une façon nouvelle de communiquer pour faire passer des messages complexes: de dos et sans dire un mot !

Mais qu’est ce que la Facilitation Graphique ?

En voici la définition, telle qu’on peut la trouver sur le site de la Communauté de Praticiens de la Facilitation Graphique (FGCP) :

“La facilitation graphique est une pratique qui utilise les médias graphiques pour favoriser les échanges et les réflexions au sein d’un groupe, afin de lui permettre de construire une vision commune. Elle sert, alimente et accompagne un processus de collaboration. C’est ce qui distingue cette pratique des autres métiers de la visualisation tel que le design graphique ou graphisme.”

L’impact de la facilitation graphique

Pourquoi Laure Villemaine cite t-elle “Le dessous des cartes” comme une des inspirations qui l’ont amené à la facilitation graphique ?

Les démonstrations illustrées de Jean-Christophe Victor lui ont probablement fait découvrir à quel point s’appuyer sur des éléments graphiques animés et évolutifs simples représentait une force considérable pour faire passer des messages. Et à quel point ces informations semblaient tout à coup plus marquantes et facilement mémorisables.

C’est bien plus tard, en animant une session de travail collaboratif, que l’occasion se présente à elle de constater les effets positifs de la facilitation graphique. Le sponsor faisant part de ses difficultés à présenter son idée et créer une dynamique nouvelle, Laure se saisit spontanément d’un marqueur et représente schématiquement la métaphore, les messages clefs et finit par faciliter les sessions durant 4 jours, feutre en main.

Même si ses premiers dessins, selon son propre aveu, “ne sont pas beaux”, ce coup d’essai est une réussite ! A tel point que le sponsor lui demande de produire une fresque graphique pour illustrer sa démarche.

Laure ressort de cette expérience convaincue que le visuel touche une partie émotionnelle plus forte que les autres vecteurs de communications traditionnels.

La facilitation graphique permet à l’auditoire :

• de mieux comprendre ce qui se dit, car elle fait appel à différentes formes d’intelligence et stimule l’imaginaire
• de renforcer l’engagement des participants par un ancrage supplémentaire, car la facilitation graphique sollicite le plaisir, le jeu et permet ainsi aux participants d’être plus actifs
• de mémoriser plus facilement les idées, car elle est un outil de synthèse efficace qui simplifie considérablement le discours (sans le dénaturer)
• de créer de l’émotion et favoriser davantage les interactions entre les participants
• Enfin, la représentation via une carte géographique illustre les échanges entre les personnes et en fait ressortir les différents points de vue

La facilitation graphique doit être bien maîtrisée pour éviter de tomber dans un certain nombre de pièges, par exemple :

• que la représentation graphique soit juste “jolie” et ne soit pas porteuse de “sens”
• ou qu’elle soit perçue comme trop réductrice
• ou encore que le facilitateur graphique commette des erreurs d’interprétation

Domaines d’application et techniques de la facilitation graphique

La facilitation graphique peut être mise en œuvre dans de nombreux cas de figure, tant pour faciliter la pédagogie, la création, la vulgarisation ou la restitution, dès qu’il s’agit de processus de collaboration.

Elle s’appuie sur un certains nombre de bonnes pratiques et astuces à avoir en tête avant toute séance de facilitation graphique :

• Trouver un point d’entrée et penser à raconter une histoire.
• Écrire au moins une phrase qui illustre le propos. Rédiger le titre à la fin, pour rajouter éventuellement ce qui pourrait manquer
• Donner un sens à la lecture (ne pas hésiter à rajouter des flèches pour indiquer ce sens)
• Ne pas oublier qu’on fait “pour les autres” et qu’il faut être compréhensible !
• Respecter l’équilibre entre le dessin et le texte
• Se soucier de la gestion de l’espace (créer des familles d’idées et définir visuellement des zones distinctes). Ne pas oublier que le vide a son importance !
• Poser les éléments au fil de l’eau sans dessiner les liens immédiatement, et anticiper le remplissage en fonction de la durée de la réunion
• Ne pas hésiter à jouer sur les différences de taille des personnages en faisant des zooms pour mettre en avant telle ou telle idée
• Choisir la couleur du texte/ du dessin en fonction du sens qu’on veut donner, 2 ou 3 couleurs maximum (choisir une couleur chaude et une couleur froide)
• Rester cohérent entre la typo et le message
• Mettre un cadre autour de chaque texte n’est pas obligatoire
• Éviter la pollution visuelle, faire propre avec un trait net pour aller plus vite à l’information
• Se souvenir que le format horizontal est plus facile
• Ne pas confondre la création issue d’une facilitation graphique “live” et la production d’un outil de communication à des fins de diffusion. La facilitation graphique s’adresse avant tout aux participants de la réunion, ce n’est pas autoporteur !

Pour démarrer, Laure conseille de tester des techniques simples, sur la base de formes géométriques, de personnages en bâtons, en s’appuyant sur les regards pour signifier les émotions et désigner le sens de la lecture. La bouche et les sourcils complètent efficacement le regard pour définir les expressions souhaitées. Les pieds, représentés très symboliquement, ont une importance car ils montrent la direction vers laquelle se déplace le personnage (de face, de dos…).

Le texte doit être écrit de préférence en majuscules pour faciliter la lecture.

Les traits sont le plus possible nets, droits, francs. Il est utile de représenter un plan fixe (le sol par exemple) pour définir l’espace où évoluent les personnages et créer des repères.

La posture du facilitateur graphique et les qualités nécessaires

Finalement les qualités nécessaires pour faciliter graphiquement ne sont pas tant un talent de dessinateur qu’une capacité à synthétiser le discours. La technique est importante mais elle n’est rien sans une posture adaptée. Il faut être concentré au maximum, se placer dans un état émotionnel particulier qui permet de retranscrire le plus fidèlement possible les échanges et de cette façon :

• engager
• aligner
• rassembler les participants

Pour l’anecdote, Laure raconte une séance de facilitation qu’elle a menée devant 700 personnes durant laquelle elle a scribé sur scène – dans un cirque – à côté des intervenants pendant 6h. Elle était tellement entrée dans “sa bulle de concentration” que surprise qu’en fin de session on lui demande ce qu’elle pensait des échanges, elle s’était retrouvée incapable de dire le moindre mot.

La posture de concentration extrême se focalise sur la retranscription fidèle, pas sur l’analyse et la formalisation de sa propre opinion.

 Outils et références utiles

Pour numériser facilement les scribes :

• Turboscan
• Camscanner
• Genius Scan

Pour s’inspirer :

• Paul Hugues – “10 meters of thinking”
• Bikablo
• The Noun Project – pictos libres de droit
• icons8 – pictos libres de droit

Pour se former :

• Wild is a game
• Codesign-it!

Pour faire émerger des idées :

• MindMapping

Merci à Laure Villemaine pour son intervention !

Restitution proposée par Frédéric Fleury, participant du DU Codesign participante du Diplôme Universitaire Codesign.

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