Rencontre avec des facilitateurs-makers : une préférence à passer par le faire !

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Cécile Roche-Boutin et Frédéric d’Incau sont membres de Codesign-it! Au sein du collectif on les appelle facilitateurs-makers ou prétotypeurs. Convaincus de la vertu à passer par le faire, ils proposent des approches manuelles, visuelles, qui rassemblent autour d’un langage qui fait appel à la forme plutôt qu’aux mots.
Je suis allée à leur rencontre pour qu’ils nous racontent.

Chez Codesign-it le maker a deux casquettes : soit il fait lui-même puisqu’il dispose des capacités manuelles nécessaires ; soit il met les participants dans une posture de faire, il est alors également facilitateur.

Le making dans le collectif cela peut être du coaching en prétotypage avec les outils YUGAMI : des «mini-kits» de prétotypage polyvalents permettant de réaliser un prototype de premier niveau des parcours utilisateurs, des applications, des lieux, des interactions, des concepts. Pour une formalisation accessible rapidement, avec une économie de moyens, dans son tout premier stade. Le prétotypage force ici à répondre à la question : à quoi ressemble cette idée, ce projet ?

“ On émet une hypothèse et pour pouvoir la tester on a besoin de fabriquer ensemble l’objet qui représentera cette hypothèse.”

La gamme YUGAMI se décline en 6 langages  que vous pouvez retrouver en détail ici !

“ Par exemple quand on fait une maquette d’espace, de quoi avons-nous besoin ? D’une échelle ! Donc le bonhomme doit être à l’échelle de la chaise. On facilite ici l’usage de la première représentation physique d’un espace. ”

“ Avant de produire une vidéo, on va inviter les participants à produire un storyboard afin de commencer à penser en plans, enchaînements de séquences, décors, voix off… ”

Le making au sein du collectif c’est aussi de la fabrication d’objets : créés comme supports de présentation, de réflexions ou d’interactions.

“ Si le sujet est la mobilité dans le 20ème arrondissement de Paris, on va fabriquer une maquette qui sera une représentation du quartier à l’échelle.”

Ici c’est le collectif lui même qui est représenté sous la forme d’une maquette :

Enfin, une partie de l’activité de maker-facilitateurs au sein du collectif comprend de l’accompagnement à la production et au test de prototypes. À la suite d’un atelier de prétotypage, les makers font appel à des designers (designers graphiques, designers d’espaces, UX designers, etc.) pour réaliser un livrable – une version plus élaborée de la maquette – qui sera ensuite testée en atelier par les makers et les utilisateurs finaux.

“ Une application digitale peut être prétotypée (prototype amont) en atelier collaboratif. En binôme avec des designers, nous allons réaliser un prototype cliquable, qui pourra être testé par l’équipe projet en interaction directe avec les utilisateurs. ”

Le prétotypage permet de changer de point de vue, mais aussi de développer un langage commun. Il y a quelque chose d’universel dans la parole, mais les mots manquent parfois d’univocité. Comment être sûr que nous posons les mêmes définitions derrière les mots que nous utilisons à ce moment précis de notre discussion ?

“ Le langage formel permet de lever des ambiguïtés, il tangibilise, rationalise, pose une base plus commune de discussion. L’effort de prétotypage permet de fixer temporairement les choses. Il oblige à la précision et offre une représentation commune, figée, mais manipulable et itérable. ”

Passer par le faire permet également de redistribuer les cartes de la collaboration. Ce n’est pas forcément celui qui dit qui compte mais plutôt celui qui fait !

Enfin, prétotyper c’est aussi une façon de tester : en faisant exister concrètement les projets, le prétotypage permet de les éprouver, de voir et d’accepter très simplement qu’on peut se tromper.

“ On peut toujours surfer sur l’idée de la bonne idée… Le prétotypage est une mise à l’épreuve du réel. Avec, en plus, la possibilité de rassembler autour d’un même objet tous ceux qui vont être à un moment ou un autre confrontés au projet. […] C’est didactique, engageant. C’est une capacité à simplifier et rendre visuelles des choses complexes. ”

Pour Cécile et Frédéric, nous devons donner davantage de crédit au passage par la forme comme point d’entrée direct de réflexions stratégiques.

“ Peut-être qu’aujourd’hui on ne se l’autorise pas assez. Derrière le mot design il y a des enjeux de fond et de forme ; mais la forme arrive souvent dans un second temps, après la stratégie. Avec le prétotypage, on invite à penser à la forme dès le début du projet, et pas seulement à un moment dans le projet. On se donne alors la possibilité de voir autrement, et donc de voir d’autres choses. ”

Dans les organisations le curseur est souvent assez éloigné du « faire » . On a parfois du mal à s’émanciper des codes préconçus, de nos façons de travailler ; à s’éloigner de nos feuilles de papiers, de nos ordinateurs et de nos mots. Il y a pourtant tant d’autres façons de penser et de communiquer. Avec le prétotypage on mobilise ses mains et sa tête en même temps ; et le résultat est souvent très immédiat.

Voici un exemple de projet réalisé par les prétotypeurs de Codesign-it dans le LAB d’Air Liquide France Industrie (ALFI) : 
En janvier 2017 le constat de départ chez ALFI est que le besoin des collaborateurs en formation Soft Skills n’est pas satisfait. L’intuition est alors double :

• La direction de la Formation d’ALFI doit proposer des contenus régulièrement, et au delà des besoins exprimés des collaborateurs.
• Le prétotypage doit être intégré dès le début du projet. Cela pas seulement pour une expérience “sympa” de bricolage mais surtout pour obtenir un résultat tangible et aligné avec les besoins des collaborateurs.

Le projet est alors monté en partenariat avec une école de code (la Wild Code School) et un UX designer & designer graphique (Charles Beauté).

En atelier, une plateforme digitale est prétotypée. Dans un second temps, les étudiants développeurs créent la plateforme en hackathon (48H non stop). Tout d’un coup la proposition de valeur existe !

A la suite de ce hackathon, une équipe de développeurs et designers ont créé une première version du site, en mode agile : lors d’un sprint de 10 semaines avec des temps de tests et de résidence au sein de l’équipe porteuse du projet chez ALFI.

“ On a eu un premier prototype, et cela grâce à un temps de conception collaboratif ; ce qui a généré beaucoup de fierté au sein des équipes. Il y avait quelque chose à montrer, une proposition de valeur consolidée au bout de seulement 3 mois de projet. Cela a également été un argument pour convaincre la Direction des Ressources Humaines de lancer le développement d’un prototype fonctionnel avec comme objectif de le tester pendant 2 ans.”

Le test a rapidement fait ses preuves et de manière anticipée un transfert du prototype vers les serveurs définitifs a été opéré. Le processus a été accéléré.

Pour conclure, Cécile et Frédéric s’accordent pour dire que : sans jamais perdre de vue les enjeux d’un projet, le making est une façon de se reconnecter à son corps. Et est une réponse possible au besoin d’intégrer davantage de plaisir, d’épanouissement et de sens à nos pratiques, et dans nos métiers.

“ Ce qui nous plait à la fin d’une semaine c’est de nous dire que nous avons mobilisé autant nos têtes que nos mains. Et c’est ce que nous aimons aussi faire vivre aux personnes avec qui nous travaillons. ”

70 acteurs de labs d’innovation collaborative font équipe pour la création d’un Commun !

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Codesign-it accompagne les entreprises dans la création et la vie de labs d’innovation collaborative. En 2017, le collectif a pris l’initiative d’organiser le “lab des labs” : une journée collaborative, rassemblant dans ses locaux à Paris des acteurs engagés de labs tant publics que privés.

La première édition 2017 avait été l’occasion d’identifier la singularité de l’impact des labs, de leurs trésors et de leurs challenges.  Le 13 décembre 2018, pour la deuxième édition du “lab des labs”, 70 acteurs ont répondu présents et un nouveau challenge s’est imposé : celui d’écrire un livre, un livre sur les pratiques et enjeux des labs d’innovation collaborative, dont ils seront les co-auteurs et diffusé au plus grand nombre dans une logique chère à Codesign-it : celle de la transparence et du partage, de l’open source et des Creative Communs.

Définition d’un lab :  

« Un lab est un dispositif. C’est un environnement (un lieu), une équipe et un socle méthodologique, le tout au service d’une ambition définie. Un lab peut par exemple accélérer la résolution de problèmes complexes, grâce à l’utilisation de méthodologies, à l’activation de leviers de facilitation,  à l’intelligence collective. Un lab permet d’essaimer, de diffuser les nouvelles pratiques et façons de fonctionner au sein d’une organisation. »

Nadège Lossouarn – Membre Codesign-it – Facilitatrice du Lab des labs #2

 

Au lab des labs #1 en décembre 2017, Codesign-it lançait une communauté de praticiens. Sur une journée, les acteurs des Labs ont partagé leurs questions et leurs trésors. Ils ont fait émerger les grands sujets à penser, les thèmes principaux qui les préoccupent et sur lesquels ils aimeraient travailler régulièrement ensemble. A l’issue de ce premier lab des labs, huit thématiques sont identifiées et serviront d’inputs à la prochaine étape :

 

Le lab des labs #2 a proposé de poursuivre l’aventure avec la création d’un Commun :  celui d’écrire un livre blanc avec tous les participants en se basant sur ces thématiques qui en constitueront les chapitres.

“La littérature en France sur les labs est encore discrète : un livre et un article de fond sur les labs ont été écrits par Olivier Laborde, pionnier chez Natixis. Or, depuis 12 ans que les labs d’innovation collaborative existent, les pratiques sont foisonnantes et passionnantes. Le temps de l’écriture est venu, de la “cristallisation” comme disent les chercheurs. En tant qu’acteurs engagés auprès de ces praticiens, nous avons eu envie de créer les conditions que ce livre s’écrive avec tous, et dans l’intention de créer au delà d’un objet commun, un Commun au service du plus grand nombre. Nous avons designé le lab des labs #2 dans cette perspective, en coopération avec Manuel Zacklad du CNAM, notre partenaire de recherche”.

Catherine Foliot – Membre Codesign-it – Facilitatrice du Lab des labs #2

 

La proposition est donc que :

En une journée, tous les praticiens de lab présents s’unissent pour atterrir sur des outputs travaillés et assez robustes, qui constitueront la base de la publication d’un livre blanc, dont tous les auteurs seront les participants, et qui sera publié en 2019 en Creative Communs.

Le design de la session a rendu possible ce pari un peu fou.   Par ailleurs, les 70 participants, tous acteurs de Labs – plus ou moins entraînés certes – sont de fervents défenseurs de l’innovation collaborative et participative. Ils s’enthousiasment donc à l’idée de cette expérience nouvelle !

Le 13 décembre ils ont œuvré pour que :

37 organisations  = 70 participants = 60 porteurs de lab + 10 facilitateurs Codesign-it

= 1 LIVRE BLANC

La journée est un succès ! Les participants témoignent avec émotion : 

 

Les conditions humaines et méthodologiques sont effectivement réunies pour assurer le succès de l’opération.

Les praticiens ne viennent pas de la même organisation mais appartiennent à une communauté. C’était l’un des objectifs du lab des labs 1 ; et même si on compte de nombreux nouveaux arrivants pour cette deuxième édition, ils sont accueillis comme des paires. Et cela même si leurs labs sont de tailles, de fonctions, ou d’origine différentes. Le Cross Organisation permet de faire avancer les systèmes de différents niveaux de maturité.

Le terrain est fertile à la création ; l’ambiance est saine, productive et créatrice de valeur. Les règles implicites des échanges sont le dialogue et le partage en transparence, sans filtre, en intimité et confiance pour la Cross pollinisation et la Cross fertilisation.

La session est très rythmée et non pas moins qualitative. Tout au long de la journée, on va chercher de l’information, on partage, on fait des feedbacks, on produit et on prend du recul. Et on recommence dans cet ordre ou dans un autre ; en individuel, à deux, en groupe ou en plénière. On alterne entre des moments de réflexivité, de production et de feedbacks. C’est une méthodologie inspirée de Patches & Nodes, qui permet de rassembler un maximum d’informations et produire intensément en faisant participer un maximum de personnes à un projet commun ; et cela en un temps record.

Dans les patchs les participants produisent en groupes parallèles d’une dizaine de personnes chacun. Le noding se fait en groupe restreint (2 à 4 personnes) et est un moment de partage sur les avancées des différents patches. On y collecte les feedbacks et les propositions d’itérations. On retourne alors dans son patch pour creuser et rendre les productions plus robustes grâce aux fameuses suggestions faites en nodes.

Lors de la journée du 13 décembre, les praticiens des labs se sont retrouvés :

• à deux pour créer des interconnexions, pour aller chercher de l’information dans la galerie de retours d’expériences,
• en patch pour réfléchir pour chaque thématique au terrain de jeu, aux sujets prioritaires et aux bonnes pratiques ou points de vigilance ; puis pour commencer à formaliser le contenu du chapitre du livre,
• en nodes, pour partager les avancées des patchs et collecter des feedbacks
• en plénière pour un retour d’expérience ou pour partager collectivement les productions de chaque groupe de travail et donner son feedback.

Et tout cela en une journée seulement car tout est bien orchestré par l’équipe de facilitation. Donc même si on est 70, on produit ensemble et on se sent impliqué dans la réalisation globale de l’œuvre.

Le lab des labs #2 a renforcé l’équipe et a été une journée pleine de surprises aussi bien pour les participants que pour les facilitateurs Codesign-it. En effet, le niveau de maturité des participants est tel que les facilitateurs décident de modifier les consignes du second temps de production en groupe et de proposer aux acteurs de labs d’aller encore plus loin dans la production du livre.

Le livre blanc est bien avancé et la quasi totalité des praticiens ayant participé à sa construction acceptent d’en être les co-auteurs. On sent également une demande, voire un besoin, chez les praticiens de multiplier les rencontres de ce type. Pourquoi attendre un an avant de se revoir ? Les idées fusent et des propositions de rencontres en dehors du lab des labs sont lancées. D’ailleurs, prochainement plusieurs labs d’Ile de France ont organisé une expédition à Toulouse pour un temps collectif dans l’un des labs d’AIRBUS.

La machine est lancée et les praticiens engagés ! De nouvelles surprises sur les labs sont donc à venir. Ce qui est sûr c’est que vous entendrez parler très bientôt de la publication du Livre Blanc des labs d’innovation collaborative. Dans les couloirs du 10Co j’ai cru entendre parler du mois de mars !